Progettare un evento
come pianificare un evento pdf
La pianificazione di un evento comporta il coordinamento di ogni dettaglio di eventi come riunioni, convegni, fiere, cerimonie, ritiri o feste. Un piano di eventi è un documento chiave che delinea tutti gli elementi di un evento.
La pianificazione dell’evento include, ma non si limita al budget, alla definizione delle scadenze, alla selezione del luogo dell’evento, all’organizzazione delle attrezzature, all’acquisizione dei permessi appropriati, alla pianificazione dei menu, al trasporto, allo sviluppo di un tema, all’assunzione dell’intrattenimento, alla selezione dei relatori, alla gestione dei rischi e allo sviluppo di piani di emergenza.
Il piano dell’evento è essenzialmente lo sportello unico per gestire tutte le parti in movimento coinvolte nell’evento. In alcuni casi, può essere utile condividere parti del piano dell’evento con alcuni fornitori per garantire che gli obiettivi e le aspettative siano allineati.
cose da considerare quando si pianifica un evento
Anche se non possiamo identificare tutti i dettagli a cui dovrete pensare, dato che molto dipenderà dal tipo di evento che state organizzando, possiamo suggerire alcune buone pratiche che sono importanti da seguire per qualsiasi evento.
“Identificare una lista di obiettivi tangibili e intangibili per il vostro evento può darvi un senso migliore delle vostre esigenze di gestione degli eventi. I vostri obiettivi tangibili potrebbero essere quelli di attrarre 500 partecipanti, vendere 100 prodotti all’evento, o raccogliere 1 milione di dollari per beneficenza. I vostri obiettivi intangibili aiuteranno a guidare questi obiettivi tangibili e potrebbero includere la sensibilizzazione su un prodotto o una causa, o il reclutamento di volontari”.
Assegnare ruoli individuali ai membri del team crea un sistema di responsabilità, oltre ad evitare che i compiti cadano nel dimenticatoio. Inoltre, vi permetterà di delegare – ma non dimenticate di tenere conto delle riunioni del comitato nel vostro piano di eventi!
“La realizzazione di eventi di alta qualità richiede il buy-in a tutti i livelli di un’organizzazione. Per creare un’esperienza davvero indimenticabile, avrete bisogno di supporto dal vostro team esecutivo fino allo staff dell’evento in loco”.
qual è il processo di pianificazione di un evento?
Sì, avete letto bene. Senza un piano ben pensato per la pianificazione di un evento, si rischia la disorganizzazione, il caos e il mancato raggiungimento degli obiettivi dell’evento. Seguire una formula per il tuo business event planning o per un evento una tantum garantirà il successo.
A seconda del tipo di evento che state pianificando, potrebbe essere necessario condurre alcune ricerche prima di iniziare. Alcune società di organizzazione di eventi saltano questo passo cruciale e questo può significare un disastro per il successo dell’evento.
Durante il processo di ricerca dovresti intervistare la persona o il team che è responsabile di ospitare l’evento. Scopri esattamente quali sono i loro obiettivi – raccolta di fondi, formazione, networking con altri professionisti, condivisione di nuove idee, ecc.
Dopo aver completato la tua ricerca puoi documentare gli scopi e gli obiettivi dell’evento. Gli scopi e gli obiettivi devono essere chiari e mirati in modo da poterli usare per misurare il successo dell’evento in seguito. Questa lista può anche guidarvi quando iniziate le principali fasi di pianificazione dell’evento.
esempio di pianificazione di un evento
Ecco una domanda molto semplice, ma che fa riflettere, che ci viene posta di continuo: cos’è la pianificazione di un evento? Abbiamo intervistato i nostri esperti del settore per avere le loro prospettive e opinioni. Ecco quattro delle risposte più interessanti e sincere che abbiamo ottenuto:
La pianificazione di un evento inizia con la determinazione dell’obiettivo che l’organizzazione sponsor vuole raggiungere. I pianificatori scelgono i relatori, l’intrattenimento e il contenuto, e organizzano il programma per presentare le informazioni dell’organizzazione nel modo più efficace. I pianificatori di riunioni sono responsabili della selezione dei siti di riunione, dei potenziali partecipanti e di come farli arrivare alla riunione.
La pianificazione di eventi è l’arte energizzante di coreografare persone e attività al fine di creare uno spettacolo che crea ricordi di una vita. Progettare e produrre un evento, che sia una riunione, un evento aziendale, una raccolta di fondi, una fiera o qualsiasi altro evento, è per molti versi paragonabile alla regia di una performance teatrale dal vivo. Un bonus aggiunto, per coloro che amano viaggiare, fornisce una straordinaria opportunità di viaggiare in hotel di lusso, luoghi nuovi e interessanti e di incontrare relatori e partecipanti da tutto il mondo. Tutto questo, mentre si gode di un alto livello di autonomia e indipendenza!