Come si organizza un evento
Piano di gestione dell’evento
Anche se non possiamo identificare tutti i dettagli a cui dovrete pensare, dato che molto dipenderà dal tipo di evento che state organizzando, possiamo suggerire alcune buone pratiche che sono importanti da seguire per qualsiasi evento.
“Identificare una lista di obiettivi tangibili e intangibili per il vostro evento può darvi un senso migliore delle vostre esigenze di gestione degli eventi. I vostri obiettivi tangibili potrebbero essere quelli di attrarre 500 partecipanti, vendere 100 prodotti all’evento, o raccogliere 1 milione di dollari per beneficenza. I vostri obiettivi intangibili aiuteranno a guidare questi obiettivi tangibili e potrebbero includere la sensibilizzazione su un prodotto o una causa, o il reclutamento di volontari”.
Assegnare ruoli individuali ai membri del team crea un sistema di responsabilità, oltre ad evitare che i compiti cadano nel dimenticatoio. Inoltre, vi permetterà di delegare – ma non dimenticate di tenere conto delle riunioni del comitato nel vostro piano di eventi!
“La realizzazione di eventi di alta qualità richiede il buy-in a tutti i livelli di un’organizzazione. Per creare un’esperienza davvero indimenticabile, avrete bisogno di supporto dal vostro team esecutivo fino allo staff dell’evento in loco”.
Come organizzare un evento online
In questo capitolo, guarderemo il lato pratico di come organizzare un evento, dal fare un piano d’azione e prenotare la sede all’assumere fornitori, creare una pagina dell’evento e fare un piano di emergenza.
Una volta che hai risposto a questo per ogni elemento della tua lista di controllo, metti tutto insieme in un foglio di calcolo. Metti i compiti e le persone responsabili nelle colonne e la durata dei compiti e le scadenze nelle righe. Ecco cosa otterrai alla fine:
Il software di gestione del progetto, d’altra parte, va oltre per aiutarvi a comunicare con il vostro team, coordinare le attività quotidiane e tenere traccia dello stato attuale. Anche se non sei obbligato a usare un software di gestione dei progetti, ti renderà la vita molto più facile.
Qualunque software scegliate, probabilmente vi chiederà di specificare i compiti che dovete completare e le persone che li guidano. Indovinate un po’? Grazie al nostro diagramma di Gantt, hai già esattamente questo! Quindi è solo una questione di copia-incolla.
Inserite i compiti nel vostro strumento di gestione del progetto scelto, assegnate i proprietari, e – voilà – siete a posto. Mantenere i compiti in uno strumento condiviso e continuamente aggiornato renderà improvvisamente il processo molto più gestibile e, ehi, anche divertente.
Ho scoperto che organizzare un evento è
Anche se non possiamo identificare tutti i dettagli a cui dovrete pensare, dato che molto dipenderà dal tipo di evento che state organizzando, possiamo suggerire alcune buone pratiche che sono importanti da seguire per qualsiasi evento.
“Identificare una lista di obiettivi tangibili e intangibili per il vostro evento può darvi un senso migliore delle vostre esigenze di gestione degli eventi. I vostri obiettivi tangibili potrebbero essere quelli di attrarre 500 partecipanti, vendere 100 prodotti all’evento, o raccogliere 1 milione di dollari per beneficenza. I vostri obiettivi intangibili aiuteranno a guidare questi obiettivi tangibili e potrebbero includere la sensibilizzazione su un prodotto o una causa, o il reclutamento di volontari”.
Assegnare ruoli individuali ai membri del team crea un sistema di responsabilità, oltre ad evitare che i compiti cadano nel dimenticatoio. Inoltre, vi permetterà di delegare – ma non dimenticate di tenere conto delle riunioni del comitato nel vostro piano di eventi!
“La realizzazione di eventi di alta qualità richiede il buy-in a tutti i livelli di un’organizzazione. Per creare un’esperienza davvero indimenticabile, avrete bisogno di supporto dal vostro team esecutivo fino allo staff dell’evento in loco”.
Qual è il processo di pianificazione di un evento?
Che si tratti di organizzare una piccola riunione o di orchestrare una grande conferenza, la pianificazione di un evento è un compito enorme! Ogni evento, non importa quanto semplice o complesso, richiede una pianificazione e un’organizzazione dettagliata. Dallo stabilire un budget accurato alla promozione dell’evento, ci sono una serie di componenti che dovreste iniziare a considerare all’inizio per rendere il processo il più possibile privo di stress.
Anche se non ci sono due eventi uguali, e ogni evento ha obiettivi, budget e pubblico diversi, ci sono diversi passi che potete fare per avviare il processo di pianificazione, mantenere la rotta e massimizzare il successo del vostro evento.
Guidare nuove vendite? Sostenere il lancio di un prodotto? Aumentare la consapevolezza del marchio? O forse avete una combinazione di più obiettivi? Determinate cosa state cercando di realizzare e come questo evento vi aiuterà a farlo.
Con i vostri scopi e obiettivi, potete creare uno scopo preliminare dell’evento. Il vostro scopo dovrebbe offrire dettagli chiave e indicare come raggiungerete i vostri obiettivi delineati. Anche se non è ancora definitivo, dovreste definire i dettagli preliminari dell’evento, tra cui: